Am 18. September 2025 fand im Rahmen der „Lunch & Learn Mobility“-Reihe die erste Veranstaltung zum Thema „Meetings in Präsenz, hybrid und virtuell gestalten“ statt. 25 Teilnehmende erhielten durch das Team von Frau Prof. Dr. Simone Kauffeld wissenschaftlich fundierte Einblicke sowie praxisnahe Empfehlungen zur Optimierung von Meetings.
Zu Beginn wurden Zahlen, Daten und Fakten zur aktuellen Meeting-Kultur vorgestellt. Mitarbeitende nehmen durchschnittlich an 4,74 Meetings pro Woche teil und verbringen dabei rund 7,5 Stunden in Besprechungen. Besonders im Top-Management entfallen bis zu 90 % der Arbeitszeit auf Meetings, im mittleren Management bis zu 60 %. Durch die zunehmende Virtualisierung haben sich Meetingzeiten im Schnitt um 10 % erhöht. Zudem steigt die Anzahl der geplanten Meetings mit der Größe einer Organisation.
In Bezug auf Produktivität wurde deutlich, dass etwa die Hälfte aller Besprechungen als unproduktiv wahrgenommen wird. Neuere Studien zeigen jedoch eine höhere Effektivität und Zufriedenheit mit Meetings. Besonders relevant sind die finanziellen Auswirkungen: Durch eine verbesserte Meetinggestaltung könnten 20 bis 30 % der Personalkosten eingespart werden. Gleichzeitig bestehen Risiken für die Gesundheit, da eine hohe Anzahl an Meetings mit Erschöpfung und gesteigerter Arbeitsbelastung einhergeht.
Mit Blick auf die post-Covid-Landschaft wurde herausgestellt, dass Meetings heute in Präsenz, virtuell oder hybrid stattfinden. Dabei werden virtuelle und hybride Formate von vielen Teilnehmenden als weniger effektiv erlebt.
Im weiteren Verlauf der Veranstaltung wurden praxisnahe Handlungsempfehlungen vorgestellt. Zentrale Erfolgsfaktoren sind die bewusste Gestaltung von Meetings inklusive Vorbereitung und Nachbereitung, die gezielte Nutzung verschiedener Meetingformate sowie ein klarer Fokus auf den Prozess. Die Reflexion von Abläufen und Wirkungen gilt als wesentliches Element, um eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen. Darüber hinaus sollten Meetings dynamisch an die aktuellen Bedürfnisse angepasst und durch innovative Methoden und Tools unterstützt werden.
Für die Praxis wurden konkrete Ansätze vorgestellt: Eine klare Agenda mit definierten Zielen und abgestimmter Struktur erhöht die Effizienz von Meetings. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz kann insbesondere bei Protokollen und in der Unterstützung von Teamprozessen hilfreich sein. Auf zwischenmenschlicher Ebene wurde betont, dass neben Struktur auch Raum für Verständnis und Teamorientierung wichtig ist. Schließlich sollte Multitasking nicht pauschal verurteilt, sondern bewusst in die Meetinggestaltung eingebunden werden – insbesondere im Hinblick auf „remote multitasking“.
Das Fazit der Veranstaltung lautet, dass Meetings zwar einen erheblichen Zeit- und Kostenfaktor darstellen, aber bei bewusster und professioneller Gestaltung einen entscheidenden Mehrwert für Organisationen schaffen können. Vielfalt, Flexibilität und die kontinuierliche Reflexion des Meetingprozesses wurden als Schlüssel zu mehr Qualität und Effizienz herausgestellt.
